C08_함수에서 논리 연산 수행(1)

Excel을 능숙하게 사용한다는 것은 단순히 데이터를 입력하고 표를 꾸미는 것을 의미하지 않는다. 실제 업무에서는 입력된 데이터를 계산하고, 조건에 따라 판단하며, 필요한 정보만 추출하여 새로운 결과를 만들어야 한다. 이러한 작업의 중심에 수식(Formula)과 함수(Function)가 있다. 특히 MOS Excel Expert(Microsoft 365 Apps)의 MO-211 시험에서는 고급 수식 및 매크로 작성이 전체 평가 영역의 25~30%를 차지한다. 따라서 함수의 이름을 암기하기보다, 문제에서 제시한 조건을 분석하여 적절한 함수를 선택하고 여러 함수를 조합하는 능력이 중요하다.

학습목표

이 장을 학습한 후에는 Excel의 수식과 함수 구조를 이해하고, 셀과 범위에 이름을 정의하여 수식에 활용할 수 있다. 또한 IF 계열의 논리 함수와 SUMIFS, COUNTIFS 등의 조건 함수, 수학·통계 함수 및 텍스트 함수를 사용하여 실무 데이터를 분석할 수 있으며, 여러 함수를 결합한 MOS Expert 수준의 수식을 작성할 수 있다.

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들어가기 전. 기본 수식 입력법

0.1 수식이란?

수식(Formula)은 워크시트의 데이터를 이용하여 계산을 수행하도록 사용자가 작성하는 계산식이다. 

Excel에서 수식은 반드시 등호 =로 시작한다.

예를 들어 A2 셀의 판매량과 B2 셀의 단가를 곱하여 판매금액을 계산하려면 다음과 같이 입력한다.

=A2*B2

숫자를 직접 입력할 수도 있다.

=120*3500

그러나 실제 업무에서는 값이 변경되었을 때 결과도 자동으로 변경되어야 하므로 다음과 같이 셀 참조를 이용한 수식을 사용하는 것이 일반적이다.

=C5*D5

 

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Section 01. 이름 정의

1. 이름 정의란?

이름 정의(Defined Name)란 특정 셀이나 셀 범위에 의미 있는 이름을 부여하여 수식에서 셀 주소 대신 사용할 수 있도록 하는 기능이다. 예를 들어 실습파일에서 목표금액이 입력되어 있는 셀에 다음 이름을 정의한다.

목표금액

우수 실적을 판단하기 위한 기준값이 들어 있는 셀에는 다음과 같이 이름을 정의할 수 있다.

우수기준

이제 다음과 같은 수식을 작성할 수 있다.

=판매금액셀/목표금액

또는 뒤에서 학습할 IF 함수에서 다음과 같이 사용할 수 있다.

=IF(목표달성률셀>=우수기준,"우수","일반")

이름만 보아도 수식이 무엇을 계산하고 있는지 이해할 수 있다는 장점이 있다.

즉, 이름 정의(Defined Name)란 셀, 셀 범위, 상수, 수식 등에 의미 있는 이름을 부여하여 수식을 보다 쉽게 이해하고 관리할 수 있도록 하는 기능이다. Microsoft는 셀 범위뿐 아니라 함수, 상수 또는 표에도 이름을 정의할 수 있다고 설명한다.

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2. [수식] 탭에서 이름 정의하기

이름은 리본 메뉴에서도 만들 수 있다.

[수식] → [정의된 이름] → [이름 정의] 를 선택한다.

이름 정의 대화 상자에서는 다음 내용을 확인할 수 있다.

항목	설명
이름	사용할 이름 지정
범위	통합 문서 또는 특정 워크시트 지정
설명	이름에 대한 설명
참조 대상	이름이 참조하는 셀 또는 범위

단순한 이름 정의는 이름 상자를 사용하는 것이 빠르지만, 이름의 범위나 참조 위치를 정확하게 관리하려면 [이름 정의] 대화 상자를 사용하는 것이 좋다.

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3. 이름 작성 규칙

이름을 정의할 때에는 몇 가지 규칙이 있다.

사용할 수 있는 이름

목표금액
우수기준
판매금액
Sales_Total
Sales2026

주의할 이름

A1
B10
판매 금액
2026판매

셀 주소와 혼동되는 이름은 사용할 수 없으며 이름 중간에 공백을 사용할 수 없다.  따라서 여러 단어를 구분하고 싶다면 다음과 같이 밑줄을 사용할 수 있다.

Sales_Total

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4. 이름 관리자 사용하기

정의한 이름은 이름 관리자(Name Manager)에서 관리한다. 메뉴는 다음과 같다.

[수식] → [정의된 이름] → [이름 관리자]

이름 관리자에서는 다음 작업을 수행할 수 있다.

• 새 이름 만들기
• 기존 이름 수정
• 이름 삭제
• 참조 범위 확인
• 이름이 적용되는 범위 확인

MOS Expert에서는 단순히 이름을 만드는 것에서 끝내지 않고 이미 정의된 이름을 확인하거나 수정하는 작업까지 함께 익혀 두는 것이 좋다.

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Section 02. 함수

함수는 단순히 이름과 사용법을 암기하기보다 “어떤 데이터를 대상으로 무엇을 계산할 것인가?”를 먼저 생각하는 것이 중요하다. 먼저 합계를 계산하고, 같은 범위에 평균·최댓값·최솟값 등의 함수를 적용하면서 함수의 기본 원리를 이해하여 보자.

2.1 함수(Function)란?

함수(Function)는 특정한 계산이나 데이터 처리를 수행하도록 Excel에서 미리 정의하여 제공하는 수식이다. 예를 들어 판매금액 120개의 합계를 일반적인 수식으로 계산한다면 다음과 같이 각 셀을 계속 더하여야 한다.

=G2+G3+G4+G5+G6+...

데이터가 많아질수록 수식이 길어지고 범위를 수정하기도 어렵다. Excel에서는 이러한 작업을 간단하게 처리할 수 있도록 SUM이라는 함수를 제공한다.

=SUM(G2:G121)

두 수식의 목적은 같지만 함수를 사용하면 수식이 훨씬 간결하고 데이터 범위를 쉽게 관리할 수 있다.

=G2+G3+G4+G5+G6

하지만 데이터가 100개 이상이라면 매우 비효율적이다.

이때 SUM 함수를 사용한다.

=SUM(G2:G121)

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2.2 함수의 기본 구조

Excel 함수는 기본적으로 다음과 같은 구조로 작성한다.

=함수이름(인수)

03_함수 시트에서 판매금액의 합계를 구하는 다음 수식을 살펴보자.

=SUM(E5:E24)

각 부분의 의미는 다음과 같다.

구성요소	예	의미
=	=	수식의 시작
함수 이름	SUM	수행할 계산의 종류
괄호	( )	함수에 전달할 인수의 범위
인수	E5:E24	실제 계산에 사용할 데이터
범위 연산자	:	G2부터 G121까지의 연속 범위

📌 알아두기

함수에 전달하는 값을 인수(Argument)라고 한다. 인수에는 숫자뿐만 아니라 셀, 셀 범위, 텍스트, 조건, 다른 함수 등이 들어갈 수 있다. 이후에 학습할 함수가 복잡해져도 이 기본 구조는 변하지 않는다.

💻  03_함수 시트에서 판매량합계, 평균, 최대판매량, 최소판매량, 숫자 셀 개수를 구해 보자. 

 

💻 직접 수식 작성하기

• 합계를 표시할 셀을 선택한다.
• =SUM( )여기까지 입력하면 Excel에서 SUM 함수에 필요한 인수를 안내한다.
• 수식을 입력하고, Enter를 누른다.

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2.3 함수를 입력하는 세 가지 방법

Excel에서는 함수를 여러 방법으로 입력할 수 있다.

방법 ① 직접 입력하기

셀을 선택하고 직접 입력한다.

=SUM(G2:G121)

함수의 구조를 알고 있다면 가장 빠른 방법이다. MOS 시험을 준비할 때에도 직접 입력하는 방법에 익숙해지는 것이 좋다.

방법 ② 함수 자동 완성 이용하기

셀에 다음과 같이 입력하여 보자.

=SU

Excel에서는 입력한 문자로 시작하는 함수 목록을 표시한다. 여기에서 SUM을 선택하면 함수 이름을 모두 입력하지 않아도 된다.

함수를 선택한 다음 범위를 지정한다.

=SUM(G2:G121)

함수 이름이 정확하게 기억나지 않을 때 유용하다.

방법 ③ 함수 삽입 이용하기

수식 입력줄 왼쪽에 있는 [fx 함수 삽입] 단추를 선택할 수도 있다. 

[fx 함수 삽입] → 함수 검색 → SUM → 확인 

함수 인수 대화 상자에서 계산할 범위를 지정한다. 초보자는 이 방법을 이용하면 함수에 어떤 인수가 필요한지 확인하면서 수식을 작성할 수 있다는 장점이 있다.

🧪 실습 . COUNT와 COUNTA 비교하기

COUNT와 함께 알아두어야 할 함수가 COUNTA이다. 이번에는 담당자처럼 텍스트가 들어 있는 열을 대상으로 실습한다.

담당자 데이터가 D2:D121에 있다면 다음 수식을 입력하여 보자.

=COUNT(D2:D121)

담당자 이름은 텍스트이므로 기대한 결과가 나오지 않는다.

이번에는 다음과 같이 입력한다.

=COUNTA(D2:D121)

COUNTA는 숫자뿐 아니라 텍스트 등 비어 있지 않은 셀의 개수를 계산한다.

따라서 다음 차이를 기억하여야 한다.

COUNT	숫자만  입력된 셀
COUNTA	문자, 비어 있지 않은 셀

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2.4 여러 개의 인수 사용하기

함수에는 하나의 범위만 입력하여야 하는 것은 아니다. 예를 들어 다음과 같이 여러 셀이나 범위를 지정할 수도 있다.

=SUM(E2,E5,E10)

이 수식은 E2, E5, E10의 값을 더한다. 연속되지 않은 여러 범위를 사용할 수도 있다.

=SUM(E2:E10,E20:E30)

함수에서 각각의 인수는 쉼표(,)로 구분한다.

=함수(인수1, 인수2, 인수3)

이 구조는 이후 학습할 논리 함수에서 더욱 중요해진다. 예를 들어 IF 함수도 다음과 같이 세 개의 인수를 갖는다.

=IF(조건,참일때,거짓일때)

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Section 03. 논리 함수

앞 절에서는 SUM, AVERAGE, MAX, MIN과 같은 기본 함수를 이용하여 데이터를 계산하는 방법을 학습하였다. 이번 절에서는 계산된 값을 단순히 보여주는 데서 한 단계 더 나아가 조건에 따라 데이터를 판단하고 분류하는 논리 함수(Logical Function)를 학습한다.

실습은 화면에 제시된 04_논리함수 시트를 그대로 사용한다. 이 시트에는 20건의 판매실적과 함께 오른쪽에 두 개의 기준값이 준비되어 있다.

3.1 논리 함수란?

논리 함수는 주어진 조건이 참(TRUE)인지 거짓(FALSE)인지 판단하고 그 결과에 따라 서로 다른 작업을 수행하는 함수이다.

예를 들어 다음 질문을 Excel에 한다고 생각하여 보자.

판매금액이 1,000만 원 이상인가?

F5의 판매금액은 1,500,000원이고 목표금액은 N5의 10,000,000원이다.

따라서 다음 비교식은

=F5>=N5

FALSE가 된다. 

반면 F9의 판매금액은 16,942,000원이므로

=F9>=N5

의 결과는 TRUE이다. 논리 함수의 출발점은 바로 이러한 TRUE와 FALSE의 판단이다.

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🧪 3.2 실습 01. 달성률 계산하기

논리 함수를 적용하기 전에 먼저 G열의 달성률을 계산한다. 달성률은 각 거래의 판매금액을 목표금액으로 나눈 값이다.

달성률 = 판매금액 ÷ 목표금액

G5 셀을 선택하고 다음 수식을 입력한다.

=F5/$N$5

• N5의 목표금액은 모든 거래에서 동일하게 사용되어야 하므로 절대 참조 $N$5를 사용한다. F4
• Enter를 누른 후 G5에 백분율 표시 형식을 적용하고 아래쪽으로 자동 채우기한다.

첫 번째 데이터는 다음과 같이 계산된다.

1,500,000 ÷ 10,000,000
       ↓
      0.15
       ↓
       15%

F19의 부산 노트북 판매실적은 53,162,000원이므로 달성률은 약 531.62%가 된다.

💡 이름 정의를 적용한다면

앞 절에서 학습한 이름 정의를 함께 사용할 수도 있다. N5 셀에 목표금액이라는 이름을 정의하였다면 수식은 더욱 읽기 쉬워진다.

=F5/목표금액

 

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3.3 IF 함수 — 하나의 조건 판단하기

IF 함수란?

IF는 가장 기본적이면서 중요한 논리 함수이다. 하나의 조건을 검사하여 조건이 참이면 하나의 결과를, 거짓이면 다른 결과를 반환한다. 기본 구조는 다음과 같다.

=IF(조건, 참일 때 결과, 거짓일 때 결과)

이를 문장으로 읽으면 다음과 같다.

만약(IF) 조건이 맞다면 이것을 표시하고, 그렇지 않다면 저것을 표시하여라.

🧪 실습 02. 목표 달성 여부 판단하기

H열의 IF판정을 완성하여 보자.

문제

달성률이 100% 이상이면 "달성", 그렇지 않으면"미달"을 표시하시오.

H5 셀을 선택하고 입력한다.

=IF(G5>=100%,"달성","미달")

수식 분석

G5>=100%	달성률이 100% 이상인가?
"달성"	조건이 TRUE인 경우
"미달"	조건이 FALSE인 경우

첫 번째 데이터의 G5는 약 15%이다.

15% >= 100%
      ↓
    FALSE
      ↓
     미달

따라서 H5에는 미달이 표시된다. 반면 부산 노트북 데이터인 19행은 판매금액이 53,162,000원이므로 목표금액을 크게 초과한다.

531.62% >= 100%
          ↓
        TRUE
          ↓
         달성

H5의 수식을 작성하였다면 채우기 핸들을 이용하여 H24까지 자동 채우기한다.

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3.4  AND 함수 — 모든 조건을 만족하는가?

실무에서는 조건이 하나만 있는 경우보다 여러 조건을 동시에 판단하여야 하는 경우가 많다.

예를 들어 다음과 같은 조건이다.

부산지역이면서 목표를 달성한 거래

여기에는 두 가지 조건이 있다.

조건 1 : 지역 = 부산
             AND
조건 2 : 달성률 >= 100%

AND 함수는 모든 조건이 TRUE일 때만 TRUE를 반환한다.

기본 구조

=AND(조건1, 조건2, ...)

AND 함수 자체의 결과는 TRUE 또는 FALSE이다.

🧪 실습 03. 부산지역 목표달성 거래 찾기

I열의 AND판정을 이용한다.

문제

지역이 부산이면서 달성률이 100% 이상이면 "우수", 그렇지 않으면 "일반"으로 표시하시오.

여기에서는 AND만으로는 우수/일반이라는 문자를 표시할 수 없다. 따라서 IF 안에 AND를 넣는다.

I5 셀에 다음 수식을 입력한다.

=IF(AND(B5="부산",G5>=100%),"우수","일반")

수식은 안쪽부터 읽으면 쉽다.

① AND가 두 조건을 검사한다.

AND(B5="부산",G5>=100%)

② AND의 결과가 TRUE이면 IF가 "우수"를 표시한다.

               AND
           ↙          ↘
     지역="부산"     달성률>=100%
           ↓          ↓
          TRUE       TRUE
               ↓
              TRUE
               ↓
             "우수"

 

AND = 모든 조건을 만족하여야 한다.

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3.5 OR 함수 — 하나라도 만족하는가?

이번에는 J열의 OR판정을 완성한다. OR 함수는 여러 조건 가운데 하나 이상이 TRUE이면 TRUE를 반환한다.

기본 구조

=OR(조건1, 조건2, ...)

🧪 실습 04. 특별관리 거래 판정하기

다음 조건으로 판매실적을 분류하여 보자.

판매금액이 목표금액 이상이거나 판매량이 40개 이상이면 "특별관리", 그렇지 않으면 "일반"으로 표시하시오.

두 조건은 다음과 같다.

판매금액 >= 목표금액

        또는(OR)

판매량 >= 40

J5 셀에 다음과 같이 입력한다.

=IF(OR(F5>=$N$5,D5>=40),"특별관리","일반")

수식을 분석하면 다음과 같다.

OR
├─ F5 >= $N$5
└─ D5 >= 40
        ↓
둘 중 하나라도 TRUE
        ↓
IF → "특별관리"

조건1	조건2	and	or
TRUE	TRUE	TRUE	TRUE
TRUE	FALSE	FALSE	TRUE
FALSE	TRUE	FALSE	TRUE
FALSE	FALSE	FALSE	FALSE

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3.6 NOT 함수 — 판단 결과 뒤집기

NOT은 다른 논리 함수와 조금 다르다. TRUE를 FALSE로, FALSE를 TRUE로 반전한다.

기본 구조

=NOT(조건)

예를 들어 B5가 부산이 아닌지를 검사한다.

=NOT(B5="부산")

B5가 부산이면

B5="부산" → TRUE
              ↓
             NOT
              ↓
            FALSE

가 된다.

🧪 추가 실습

현재 표에 별도의 열을 하나 추가하였다고 가정하고 다음 문제를 해결하여 보자.

지역이 부산이 아니면 "타지역", 부산이면 "부산"으로 표시하시오.

=IF(NOT(B5="부산"),"타지역","부산")

다만 이 정도의 단순 조건은 다음과 같이 작성하는 것이 더 간단하다.

=IF(B5<>"부산","타지역","부산")

따라서 NOT은 다른 논리식과 결합하여 조건을 반전하여야 할 때 유용하게 사용할 수 있다.

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3.7 IFS 함수 — 여러 등급을 한 번에 판정하기

IF는 두 가지 결과를 판단하기에 적합하다.

달성 / 미달
합격 / 불합격
우수 / 일반

그러나 실적을 S, A, B, C처럼 여러 단계로 분류하려면 어떻게 하여야 할까?

Microsoft 365에서는 이러한 경우 IFS 함수를 사용할 수 있다.

 

=IFS(
 조건1, 결과1,
 조건2, 결과2,
 조건3, 결과3,
 ...
)

 

🧪 실습 05. 달성률에 따라 실적등급 부여하기

K열의 IFS등급을 완성한다.

달성률	등급
120% 이상	S
100% 이상	A
80% 이상	B
80% 미만	C

K5 셀에 다음 수식을 입력한다.

=IFS(G5>=120%,"S",G5>=100%,"A",G5>=80%,"B",TRUE,"C")

여기에서 마지막

TRUE,"C"

의 의미를 이해하여야 한다. 앞의 세 조건을 모두 만족하지 않는 나머지 데이터를 C등급으로 처리한다는 의미이다.

IFS에서는 조건의 순서가 중요하다

IFS는 왼쪽에서 오른쪽으로 조건을 검사하고 처음 TRUE가 된 결과를 반환한다.

따라서 다음과 같이 작성하면 문제가 발생한다.

=IFS(G5>=80%,"B",G5>=100%,"A",G5>=120%,"S",TRUE,"C")

예를 들어 달성률이 150%라고 하자.

150%는 이미 첫 번째 조건인

150% >= 80%

을 만족한다.

따라서 Excel은 바로 B를 반환하고 뒤의 100%, 120% 조건을 더 이상 사용할 필요가 없게 된다. 따라서 범위가 겹치는 조건에서는 일반적으로 가장 높은 기준부터 낮은 기준 순으로 검사한다.

120% 이상 → S
      ↓
100% 이상 → A
      ↓
 80% 이상 → B
      ↓
 나머지   → C

이 부분은  논리 함수를 사용할 때 반드시 이해하여야 하는 중요한 개념이다.

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3.8 SWITCH 함수 — 하나의 값을 여러 경우로 분류하기

앞에서는 IF, AND, OR, NOT, IFS 함수를 이용하여 조건에 따라 판매실적을 판정하였다. 이번에는 하나의 값이 여러 값 가운데 어느 것과 일치하는지 비교하여 결과를 반환하는 SWITCH 함수를 학습한다.

=SWITCH(검사할_값,
        비교값1, 결과1,
        비교값2, 결과2,
        비교값3, 결과3,
        기본결과)

• SWITCH는 첫 번째 인수의 값을 뒤에 나열된 값과 차례로 비교한다. 일치하는 값을 발견하면 해당 결과를 반환한다.
• 상응하는 결과는 1개에서 최대127개까지 지정

🧪 실습 08. 상품분류를 상품코드로 변환하기

이번에는 C열의 상품분류를 이용하여 SWITCH 함수를 연습하여 보자. 다음과 같이 상품코드를 부여한다.

노트북	NB
모니터	MN
키보드	KB
웹캠	WC
USB 허브	UH
무선마우스	WM
그 외	ETC

1. 상품분류 옆에 상품코드 열을 삽입한다.
2. 상품코드 셀을 선택한다. 
3. 다음과 같이 작성한다.

=SWITCH(D5, "노트북","NB", "모니터","MN", "키보드","KB", "웹캠","WC", "USB 허브","UH", "무선마우스","WM", "ETC")

예를 들어 D5에는 키보드가 입력되어 있으므로 결과는 KB가 된다.

🧪 SWITCH 실습 — 주문코드 앞 3자리로 지역명 표시하기

현재 A열의 주문코드를 살펴보면 앞의 세 문자가 지역을 나타내고 있다. 따라서 먼저 LEFT 함수로 주문코드의 앞 세 문자를 추출하고, 그 결과를 SWITCH 함수로 지역명으로 변환하면 된다.

① LEFT 함수로 앞 3자리 추출

A5 셀에 DJN-26001이 입력되어 있다면 다음과 같이 작성한다.

=LEFT(A5,3)

결과는 다음과 같다.  DJN

② SWITCH 함수와 결합하기

새로운 지역명 열을 만들고 첫 번째 데이터 셀에 다음 수식을 입력한다.

=SWITCH(LEFT(A5,3),
"BUS","부산",
"SEL","서울",
"DAE","대구",
"DJN","대전",
"ULS","울산",
"기타")

Enter를 누른 후 채우기 핸들을 이용하여 아래쪽으로 수식을 복사한다.

주문코드에서 앞 세 문자 추출 → SWITCH가 지역코드 비교 → 해당 지역명 반환

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